Instrucciones

1. Evento

Un evento es una boda. Abres Eventos y eliges la boda.

Vídeo: importar el Excel de invitados

Vídeo: cómo rellenar la plantilla de Excel

Botones de la cabecera

• Vincular Especiales: busca en el proyecto de FileMaker de esta boda su evento ESPECIALES y lo deja vinculado. Sin eso no se pueden exportar los menús especiales. La boda y su proyecto los vincula la app Evento, no esta app. Si el proyecto tiene varias comidas, cada una necesita su propio evento de Especiales en FileMaker; la app te deja elegirlo.
• Importar menú desde FileMaker: trae los platos del menú general (aperitivo, primero, etc.). Hay que hacerlo antes de montar especiales.
• Exportar a FileMaker: manda a cocina los menús especiales. Siempre envía Listo FileMaker y Enviado. FileMaker se reemplaza entero con ese lote. No exporta automáticos sin revisar. El botón se apaga si faltan revisiones, si no hay vínculo ESPECIALES o si no hay nadie listo o enviado.
• Generar enlace para novios / Ver enlace: crea o muestra el enlace que se manda a los novios para el listado.
• Cerrar acceso: los novios siguen viendo la lista, pero no pueden cambiar nada. Reabrir acceso vuelve a dejarles editar. Cerrar no es lo mismo que caducar el enlace.

Pestañas del evento

• Invitados: listado (nombre, mesa, menú, restricción). Filtros y alta o edición.
• Menús especiales: un invitado con restricción, un pase. Aquí se decide qué come. La imagen de abajo es esta pantalla.
• Menú importado: platos generales traídos de FileMaker. Consulta.
• Proveedores: música, fotógrafo, buses… Lo que mandaron los novios o lo que añadáis.
• Menú prueba: enlace y datos de la prueba de menú de esa boda.
• Informes: PDF e impresión. En el Informe 2, el texto para evento sale en verde y no va a FileMaker. Los especiales que sí van a cocina salen en rojo.

Vídeo: cambios en las mesas

Vídeo: cómo usar los botones de especiales

Proyectos con varias comidas

Cuando un proyecto tiene varias comidas (desayuno, cóctel, comida, coffee…), los invitados y sus alergias se meten una sola vez, en el evento principal. Las demás comidas usan esa misma lista.

• Cuál es el principal: el evento al que van todos. Mete ahí los invitados (Excel o a mano) y genera ahí el enlace de los novios o del cliente.
• Las demás comidas: entra en cada una con la lista vacía y pulsa «Usar los invitados de otro evento». Se copian las mesas, los invitados y las alergias.
• Cambios: cualquier cambio de invitados, mesas o alergias se hace en el principal y se copia solo a las demás comidas. En una comida no se pueden editar; verás el aviso «Se edita en…».
• Asistencia: en cada comida, pestaña Asistencia, desmarca a quien no va. Desaparece de esa comida (menús especiales, informes y exportación), pero sigue en el principal y en las demás.
• Lo propio de cada comida: su menú importado, sus menús especiales, el Listo de cada invitado y su exportación. Se revisan y se exportan comida por comida.
• Especiales en FileMaker: cada comida que lleve platos especiales necesita su propio evento de Especiales en FileMaker (por ejemplo «Desayuno Especiales» y «Comida Especiales»). Nunca compartas uno entre dos comidas: al exportar una, se borrarían los platos de la otra. La app no te deja hacerlo.
• Si no hay un evento al que vayan todos: no uses esta opción. Mete los invitados en cada evento por separado, como siempre.
• Si te equivocaste de principal: en la comida pulsa «Dejar de usar sus invitados» (solo se puede si aún no tiene platos especiales) y vuelve a elegir.

Menús especiales — qué va a FileMaker y qué no

• Sí llega a FileMaker (y a cantidades de cocina): alternativa estándar, plato del catálogo y mensaje USAR PARA CAMBIOS.
• No llega a FileMaker: texto para evento. Solo informes y app Eventos. Por eso dice «solo informe».
• Nada de ese pase llega a FileMaker si pulsas «Sin cambios en este pase — toma el menú normal».

Cada control

• Cargar desde alternativas estándar: plato ya preparado para esa alergia o dieta. Atajo. Sí va a FileMaker.
• Añadir texto para evento: nota para el equipo del evento («servir en mesa», «sin bandeja»). No es un plato. Cocina de FileMaker no la ve. Cada pulsación abre una caja.
• Añadir plato del catálogo: producto real con receta, cuando no vale una alternativa. Sí va a FileMaker.
• Añadir mensaje USAR PARA CAMBIOS: aviso que sí va a FileMaker, con el nombre del invitado.

Estados del invitado (Listo, Enviado, automático): no exportéis automáticos. Revisar, marcar Listo y luego Exportar.

No editéis Especiales a mano en FileMaker.

2. Jornadas de prueba

Agrupa bodas que hacen la prueba el mismo día en la misma finca, para sumar cantidades y exportar un solo lote a FileMaker.

Vídeo: pruebas de boda

Vídeo: prueba de boda y FileMaker (Menú prueba)

• Nueva jornada: nombre, fecha, finca e ID de prueba de FileMaker.
• Abrir: entra a la jornada.
• Dentro: Bodas incluidas (añadir o quitar eventos), Previsualizar total (suma por plato y desglose por boda) y Exportar a FileMaker.
• Editar o Borrar la jornada.

La prueba de una boda suelta está en el evento, pestaña Menú prueba. Esta pantalla es el agrupado del día.

3. Configuración

Solo quien tiene permiso de admin. Si no, aparece «No tienes permisos…».

• Alternativas estándar: el catálogo del desplegable «Cargar desde alternativas estándar». Filtros por alergia, pase y adulto o niño. Nueva, editar y borrar.
• Vincular platos especiales: cruza platos especiales con el catálogo de FileMaker (alérgenos, receta). Hace falta para que cocina reciba bien las cantidades.

Si una alternativa no existe aquí, no sale en el atajo del pase.